5 Beneficios del ERP: ¿Qué es un ERP y por qué se usa en una empresa?

Si bien los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) pueden no ser prácticos para las empresas más pequeñas, hoy en día estos sistemas son utilizados por organizaciones pequeñas en muchas industrias. Este artículo describe los principales beneficios y ventajas que las empresas pueden esperar obtener del uso de una solución ERP.

Tabla de contenido Este artículo describe los cinco beneficios principales de ERP que las empresas obtienen al usar una solución ERP, define qué es el software de planificación de recursos empresariales y explica por qué las empresas eligen implementar el software ERP.

¿Qué es un sistema ERP?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son un tipo de software que integra procesos centrales dentro de una empresa. Tradicionalmente, estos eran sistemas que eran utilizados principalmente por grandes empresas multinacionales, ya que eran costosos de ejecutar y debían tener un equipo de TI dedicado que se encargara de su implementación y mantenimiento.

Sin embargo, los ERP hoy en día son utilizados cada vez más por organizaciones más pequeñas en muchas industrias, especialmente debido a la llegada del ERP en la nube . Si bien estos sistemas pueden no ser prácticos para las empresas más pequeñas, es posible que las pequeñas y medianas empresas (PYMES) hayan adoptado sistemas ERP.

¿Qué empresas adoptan ERP?

Las empresas eligen el software ERP por muchas razones. Una razón es la facilidad con la que los sistemas ERP están disponibles en múltiples industrias, incluso en nichos de mercado.
Por ejemplo, algunas soluciones ERP satisfacen las necesidades específicas de las tiendas minoristas , mientras que otras satisfacen las necesidades de las instalaciones sanitarias y otras satisfacen las especificidades de los productores de petróleo y gas , etc.
Casi todas las organizaciones de hoy pueden encontrar una solución para satisfacer sus necesidades comerciales.

1. Beneficio ERP 1: Gestión de su negocio con 1 sistema

Uno de los principales beneficios de la solución ERP en una empresa moderna es que puede administrar muchas áreas comerciales centrales con un solo sistema.
Tomemos el ejemplo de un sistema ERP de fabricación. La estructura típica de una solución ERP de fabricación consta de estas categorías funcionales principales:

• Finanzas
• Recursos humanos
• Administración de manufactura
• La gestión del inventario
• Gerencia de compras
• Gestión de la calidad
• Gestión de ventas

Si su organización no está utilizando una solución empresarial como un sistema ERP, probablemente esté usando una aplicación diferente para cumplir con cada una de estas funciones. Y cuando las empresas gestionan varias funciones por separado, pueden surgir muchos problemas. Éstos incluyen:

• Errores de datos
• Duplicación de funciones o registros
• Falta de visibilidad del negocio en su conjunto
• Falta de comunicación entre diferentes áreas del negocio.

Una solución ERP integra todas estas funciones comerciales dispares en un solo sistema y les permite comunicarse entre sí. Por ejemplo, cuando su equipo de ventas confirma un pedido, su sistema ERP generará automáticamente una transacción para el departamento de finanzas, producirá una orden de trabajo para el piso de producción, actualizará su inventario y notificará al departamento de compras para reponer el stock apropiado.
Si su empresa tiene un sistema de registro para administrar su información y procesos, entonces todas sus áreas funcionales pueden basar sus decisiones y acciones en el mismo conjunto de datos. Esto significa que todos los departamentos administran el negocio utilizando la misma información: hay una versión de la verdad.

2. Beneficio ERP 2: los sistemas ERP más nuevos son fáciles de actualizar

La tecnología cambia rápidamente, lo que significa que los sistemas empresariales heredados ya no pueden respaldar el crecimiento de la empresa. Muchos incluso pueden impedir que una empresa haga crecer su negocio. Además, el costo de actualizar la programación de un sistema antiguo a menudo aumenta rápidamente. En algún momento, las empresas descubren que no tiene sentido mantener un sistema antiguo en su lugar. En cambio, es práctico y financieramente sólido migrar a una solución moderna e integrada.
Las tecnologías como el aprendizaje automático, el análisis de datos y la Internet de las cosas (IoT) y otras capacidades actualizadas están habilitadas dentro de los sistemas de software modernos. Estas tecnologías de vanguardia son capaces de descifrar tendencias y patrones y habilitar funcionalidades que permiten a las empresas tomar mejores decisiones y, por lo tanto, obtener una ventaja competitiva. Para seguir siendo competitivos y posicionarse para el crecimiento, las empresas deben utilizar sistemas modernos. Necesitan sistemas que les permitan ser flexibles y escalar su negocio.
Las soluciones ERP están diseñadas para ofrecer flexibilidad, adaptabilidad y escalabilidad para el crecimiento. Más importante aún, uno de los beneficios del sistema de planificación de recursos empresariales es que puede brindarle una ventaja en la gestión de sus clientes, socios y proveedores. Con un sistema ERP moderno, podrá cumplir fácilmente con los requisitos de informes más recientes. Por ejemplo, a través del módulo de comercio electrónico de un sistema ERP, sus clientes disfrutarán de una experiencia más fluida con cosas como pedidos en línea con un solo clic. Su pedido de suministros puede ser infalible con el intercambio electrónico de datos (EDI) totalmente automatizado, entre otros beneficios.

procesos comerciales

Al seleccionar e implementar un sistema ERP, las empresas se ven obligadas a considerar, o reconsiderar, sus procesos comerciales y flujos de trabajo. Es una oportunidad perfecta para evaluar qué tiene sentido, qué funciona, qué es importante y qué se puede mejorar. Al ejecutar el sistema ERP, su organización puede ganar velocidad, eficiencia y precisión en sus operaciones comerciales.
Uno de los beneficios de utilizar el sistema ERP es que, a través de la automatización y la integración, el sistema aumenta la productividad de su organización al tiempo que reduce el tiempo y los costos laborales. Otras ventajas incluyen que un sistema ERP lo ayuda a satisfacer las demandas de sus socios comerciales y partes interesadas externas, y que puede mantener a sus empleados felices y productivos.

4. Beneficio ERP 4: Los sistemas ERP le ayudan a analizar mejor los datos de su empresa

Los beneficios de la planificación de recursos empresariales incluyen la transformación de la forma en que recopila y analiza los datos de toda su empresa, lo que ayuda a sus equipos de datos a identificar rápidamente información precisa sobre toda su operación. Lo hacen de dos formas generales:

1. Acceda a los datos desde un repositorio a través de muchos dispositivos: estas soluciones permiten a las partes interesadas acceder a datos comerciales cruzados desde una fuente pero a través de muchos dispositivos (incluidos teléfonos y tabletas) e independientemente de la ubicación. Esto permite un análisis de datos más eficiente y preciso que si los datos estuvieran alojados en múltiples sistemas. Los especialistas en datos pueden ejecutar análisis más fácilmente e identificar de manera eficiente las tendencias comerciales y los problemas potenciales.
2. Datos en tiempo real: ERP ofrece datos en tiempo real sobre procesos comerciales, recursos y estado del trabajo. Esto significa que los usuarios pueden estar seguros de que la información que ven está actualizada y es relevante, lo que a menudo no es el caso de los sistemas heredados.

Además, la mayoría de los sistemas ERP ofrecen ahora funcionalidades o integraciones avanzadas de inteligencia empresarial (BI) . Esto puede ayudar a una empresa a obtener aún más valor de sus datos y obtener información sobre el negocio. Pero antes de comprar aplicaciones de BI adicionales, es importante definir cuánta inteligencia comercial necesita su empresa y qué tan importante es para alcanzar sus objetivos comerciales.

Por qué es importante esta función ERP

Muchas empresas tienen montones de datos relacionados con su negocio. Obtener información valiosa de los datos de su empresa puede ser un desafío y llevar mucho tiempo. Los datos pueden estar desactualizados y, por lo tanto, no ser confiables, y a menudo está tratando de entender cientos de conjuntos de datos en silos de diversas áreas de su negocio.
Analizar los datos de su empresa es extremadamente valioso, ya que le brinda información única que no obtendrá en ningún otro lugar, como los períodos de ventas más ocupados y más lentos, por ejemplo.

5. Beneficio ERP 5: Cumplimiento de las expectativas del cliente

Qué esperan los clientes de las empresas

Sus clientes tienen altas expectativas, ya sean consumidores individuales u otras organizaciones. Muchos consumidores ahora esperan tener una experiencia multicanal perfecta; por ejemplo, es posible que deseen navegar por un catálogo de productos en la tienda, hacer un pedido en línea, recibir el artículo en el punto de venta más cercano y que lo recojan para repararlo desde casa.
Sus clientes también esperan recibir un servicio constante, independientemente del departamento de su empresa con el que interactúen. Las empresas deben asegurarse de que sus diversos departamentos se comuniquen entre sí sin problemas, de modo que, en cualquier momento, cada departamento tenga la información relevante del cliente al alcance de la mano y pueda interactuar de manera eficiente con un cliente a través de cualquier canal.
Las empresas como la suya suelen realizar cambios para cumplir con estas expectativas. Para adaptar sus procesos y cumplir con estas altas expectativas, las empresas han invertido mucho en tecnología.

Cómo las soluciones de software ERP cumplen con estas expectativas

Uno de los beneficios de la implementación de ERP es que el sistema ERP proporciona una herramienta de comunicación centralizada para todos los departamentos. Ofrece a los empleados una visión global de todas las comunicaciones con los clientes, desde el primer punto del contrato hasta el más reciente. Por lo tanto, cuando un cliente llama para resolver un problema técnico o para comprar servicios adicionales, el empleado al final del teléfono puede revisar rápidamente la comunicación anterior del cliente con la empresa para ver el historial de transacciones del cliente, las preferencias, el historial de servicio, etc. .
El resultado final es que los empleados puedan proporcionar un servicio más eficiente y personalizada a las altas expectativas de los clientes cumplen.

Encuentre el ERP adecuado para su organización

La mayoría de las organizaciones descubrirán que comprar e implementar un sistema de software ERP en toda la empresa es una gran inversión. La decisión de su empresa sobre qué solución ERP elegir debe basarse en criterios que sean pertinentes para su negocio.

Primero, debe determinar los requisitos de su negocio y priorizarlos. Una vez que haya completado el proceso de recopilación de requisitos, puede ver cuál de las innumerables soluciones de software ERP de la competencia en el mercado puede satisfacer sus requisitos comerciales. Estos son muchos usos de ERP, por lo que esta etapa es especialmente importante. Pero comparar los requisitos de su negocio con las características y funciones que ofrecen los sistemas ERP disponibles para ver cuál puede ser adecuado para su negocio es una tarea importante.
Para empezar, puede comparar las características de diferentes sistemas ERP, sin cargo, y ver cuál puede satisfacer los requisitos de su negocio. Equipo de consultores de TECpuede ayudarlo a guiarlo a través de este proceso y toda la gama de su proceso de evaluación y selección de ERP. Al adoptar un enfoque informado y objetivo, puede encontrar el sistema ERP que mejor se adapte a sus necesidades comerciales actuales y le permita a su organización crecer y competir en el mercado.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es un ERP y por qué se utiliza en una empresa?

ERP significa planificación de recursos empresariales. Básicamente, el propósito de ERP es integrar los procesos centrales dentro de una empresa. Las diferentes industrias utilizan los sistemas ERP de diferentes maneras. Existen grandes diferencias entre los sistemas ERP diseñados para la fabricación y los sistemas ERP hechos para el comercio minorista, por ejemplo.
Los ERP se componen de un conjunto de aplicaciones o módulos integrados. Habrá un módulo de contabilidad, otro de inventarios, otro de recursos humanos, etc.
Entonces, ¿por qué es importante ERP? Tradicionalmente, las empresas tenían todas sus áreas de diferencia (finanzas, gestión de fabricación, gestión de inventario, etc.) operando utilizando soluciones de software independientes. No existía un sistema centralizado que conectara todas estas áreas, lo que afecta en gran medida la eficiencia de una empresa. Para aumentar la eficiencia, ahorrar dinero y generar una mayor productividad, una empresa seleccionará un sistema ERP. Por supuesto, hay muchas otras ventajas de tener uno, pero describir todos los beneficios de usar un sistema ERP es imposible. Los ERP difieren según la industria, por lo que los beneficios más específicos que recibe dependen de la industria en la que se encuentre.

2. ¿Cuáles son los principales beneficios comerciales de utilizar un sistema ERP?

Los mayores beneficios de un ERP son cómo administra su negocio en un sistema, mantiene su negocio actualizado, agiliza sus procesos, facilita el análisis de datos comerciales y le permite cumplir con las expectativas del cliente más fácilmente. Al final, ahorra tiempo y dinero.

3. ¿Cuáles son algunas de las características comunes de ERP?

Puede haber docenas o incluso cientos de características dentro de un módulo específico, por ejemplo, finanzas o recursos humanos, y las características específicas de la industria varían. Pero las características principales de la mayoría de los sistemas ERP son las mismas. Consulte este artículo para ver en profundidad lo que incluye una solución ERP típica. Sin embargo, tenga en cuenta que esto es solo una instantánea de las características comunes de ERP. Es una buena idea consultar a una organización de selección de software imparcial como TEC para comprender mucho mejor qué funciones funcionarían mejor para la situación específica de su empresa.

4. ¿Cuál es el mejor software ERP para nuestra empresa?

Hay más de mil soluciones ERP disponibles en el mercado en este momento. Para obtener el mejor sistema ERP para su negocio, le recomendamos que primero evalúe los requisitos básicos de su empresa. Esto se puede hacer más fácil con las plantillas de solicitud de propuesta (RFP) ERP de TEC . Una vez que haya identificado sus características y funciones necesarias, puede comenzar a comparar las soluciones ERP con su lista de requisitos para reducir su selección a una lista larga de 6 a 12 soluciones. Un mayor refinamiento requerirá un enfoque más profundo y basado en equipos.
Ahora que conoce la respuesta a «¿Por qué ERP?» su próximo paso puede ser mirar la biblioteca de investigación de TEC . Contiene mucha información adicional detallada sobre los sistemas ERP más allá del alcance de este artículo.
También puede consultar la tienda TEC Store , que tiene plantillas de solicitud de propuesta (RFP) para sistemas ERP para muchas industrias diferentes.

Fuente: technologyevaluation.com